O mapeamento de processos pode ser definido como uma prática que tem o foco de identificar o fluxo de trabalho, informações, recursos e etapas de determinados processos de uma empresa. Por meio dele, é possível apontar os elementos e as sequências de atividades de cada processo em minuciosos detalhes.
Assim, o objetivo é detectar e compreender processos para, então, melhorar o nível de satisfação do cliente, seja ele interno e/ou externo e, principalmente, da qualidade dos produtos e serviços oferecidos pela sua empresa. O mapeamento de processos também permite que você, gestor, identifique os pontos fortes e fracos de seus projetos, documentações, padronizando os processos e demais fatores cruciais para a sua operação.
E, para aperfeiçoar os processos de sua empresa, tornando-a mais produtiva e competitiva no cenário atual, conseguindo alinhar melhor as expectativas de cada projeto, a S2M te apresenta um passo a passo para você, que deseja mapear os processos de sua empresa mas não sabe por onde começar, possa ter a compreensão e clareza desse movimento.
- Defina quais serão os processos mapeados
Entenda que não é recomendável fazer um mapeamento coletivo se a sua empresa conta com um grande número de processos Por isso, limite um número de processos por vez para que o gerenciamento de tempo e recursos sejam efetivos.
Algumas ferramentas de priorização de processos e de gestão podem te auxiliar na hora da tomada de decisão, assim como as seguintes perguntas:
- Por que devo mapear esse processo?
- O quão crítica é a sua situação?
- Quais são os riscos envolvidos?
- Tal processo precisa cumprir alguma norma e/ou regulamentação? Se sim, quais?
- Identifique as entradas e as saídas dos processos
Também chamadas de inputs e outputs, nesta etapa é necessário analisar não apenas a chegada, a distribuição e a venda de mercadoria, mas também cada entrega ao final do processo.
É importante ainda entender como cada setor do seu negócio impacta os demais, para que o próprio mapeamento consiga identificar as causas e as suas respectivas consequências, traçando e otimizando o fluxo de trabalho.
Para te ajudar, também é importante responder:
- De quem ou de qual departamento eu recebo essa demanda?
- Para quem ou qual departamento eu entrego essa mesma demanda?
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- Estruture e verifique o mapeamento
Represente, de maneira gráfica, a sequência de atividades necessárias para formar um processo, destacando informações de entrada, processamento e saída. Inclua ainda os produtos, serviços, atividades, fornecedores e clientes envolvidos.
É extremamente recomendado que as informações de cada mapa de processo estruturado estejam corretas e que façam sentido dentro do contexto de sua empresa. Sempre revise o material para que os detalhes não passem.
Certifique-se também que tantos gestores, como funcionários envolvidos, compreendam todo o trabalho realizado e que não haja nenhuma dúvida em relação a ele. Sempre conte com a ajuda de seus colaboradores, pois com a participação deles será possível ter uma visão ampla do cenário e das questões mais urgentes. Lembre-se: tenha sempre um canal aberto com eles!
- Avalie a eficácia do processo
Observe como ocorre o funcionamento do processo atualmente e, a partir dele, será possível atuar nas devidas otimizações.
Uma boa ideia é realizar pesquisas e questionários internos quando nos referimos aos colaboradores. Entretanto, quando se diz respeito ao cliente, lembre-se de analisar a jornada do consumidor e avaliar todas as etapas que ele participa. Nesse momento, você perceberá importantes insights e feedbacks feitos por ele e, assim, conseguirá mudar e otimizar o que for necessário.
- Documente todo o processo
Documentações são cruciais para qualquer melhoria que seja realizada em sua empresa.
O uso de ferramentas, como fluxograma e outras mais apropriadas para documentar todo o processo, do início ao fim, será possível obter o melhor resultado possível. Algumas delas fornecem a maior quantidade de informações, com mais transparência e indicadores de monitoramento em tempo real, incluindo relatórios. Desta forma, facilita a visualização e interpretação de cada etapa de determinado processo.
Com a ajuda de um Gerente de Projetos, considerada a profissão do agora e do futuro, sua empresa, além de reduzir custos, conseguirá otimizar seus processos de maneira estratégica e integrada. Esse profissional conduzirá iniciativas, monitorará indicadores de cada projeto, gerenciando conflitos e obtendo, selecionando e adquirindo recursos materiais, humanos e financeiros necessários para o sucesso dos processos do seu negócio.
Para saber mais sobre mapeamento de processos e como o Gerente de Projetos pode te auxiliar, conte com a S2M e seu time de especialistas. Em seus mais de 20 anos de mercado, está comprometida com a inovação, por isso, oferece serviços sob medida para atender às necessidades do negócio.
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